Eigentlich ist es ganz einfach, aus schier endlosen, ergebnislosen und letztendlich demotivierenden Besprechungen produktive Arbeitsmeetings zu gestalten, die in der geplanten Zeit konkrete Ergebnisse liefern und für die Teilnehmenden einen echten Mehrwert bringen.
Was Sie dazu brauchen, sind zwei Dinge:
- Ein klares Verständnis der Grundprinzipien effizienter Meetings und deren konsequente Umsetzung sowie
- einen Werkzeugkoffer mit verschieden Tools und Methoden, der Sie dabei unterstützt, den Arbeitsprozess strukturiert und ergebnisfokussiert zu steuern.
Der Ruf nach eigenverantwortlichen, selbstorganisierten Teams, die in der Lage sind, schnell auf sich ändernde Herausforderungen zu reagieren und neue innovative Lösungen zu entwickeln, wird in unserer schnellen und komplexen Welt immer lauter. Agile Teams und agile Arbeitsmethoden sind die Schlagworte der Stunde.
Die Basis dazu ist eine zeitnahe, ziel- und ergebnisorientierte Kommunikation, die es dem Team ermöglicht, Potentiale, Erfahrungen, Ideen, Wissen und aktuelle Learnings der einzelnen Gruppenmitglieder zu nutzen und in konkrete Ergebnisse umzusetzen.
Das Mittel der Wahl sind verschiedene Formen von Meetings oder (Mini-)Workshops, die strukturiert und moderiert alle relevanten Beteiligten miteinbeziehen und das kollektive Wissen des Teams effizient nutzen, um Ergebnisse zu erzielen.
Grundprinzipien
Allen Meetings/Workshops, unabhängig von deren Intention und Inhalt, ist gemeinsam, dass sie gewisse Grundprinzipien einhalten – Details dazu finden Sie hier.
Werkzeugkoffer: Tools und Methoden
Im Wesentlichen folgt der Aufbau von Meetings der folgenden Struktur, die je nach Bedarf auch verändert oder gekürzt werden kann:
- Positiver Einstieg: Geben Sie den TeilnehmerInnen Zeit, anzukommen, und klären Sie nochmal das Ziel.
- Sammeln von Informationen: Schaffen Sie eine gemeinsame Sichtweise auf das Thema und sammeln Sie konkrete Ideen, um das Ziel zu erreichen.
- Themen bearbeiten: Vertiefen Sie die Themen mit dem Know-how der Gruppe. Klären Sie das Big Picture und die dazugehörigen Details.
- Decide what to do: Setzen Sie Prioritäten, fokussieren Sie und erstellen Sie einen konkreten Aktionsplan.
Verdeutlichen Sie nochmal die Ergebnisse und die nächsten Schritte. Schaffen Sie einen wertschätzenden Abschluss.
Für jede dieser Phasen steht eine Vielzahl an Tools zur Verfügung, die dynamisch miteinander kombiniert werden können. Eine detaillierte Vorstellung würde den Rahmen sprengen, wir wollen Ihnen aber anhand eines Beispiels aufzeigen, wie Sie aus den Begriffen „etwas Positives“, „Segelboot“, „Timeboxing“, „Mehrpunktabfrage“, „Lean Coffee“, „Personal Kanban Board“ sowie einer einfachen To-to-Liste ein effizientes Meeting zusammenstellen.
- Starten Sie mit einem positiven Einstieg und ermöglichen Sie den TeilnehmerInnen beim Thema anzukommen, indem Sie sie dazu auffordern, „etwas Positives“ zum Meetingthema aus der jüngsten Vergangenheit zu berichten. (Timebox: 30 Sekunden/Person)
- Zeichnen Sie ein einfaches Segelboot (Rumpf, Segel und Anker) auf ein Flipchart oder Whiteboard und lassen Sie die TeilnehmerInnen auf Haftnotizen schreiben, was „uns zum Thema weiterbringt“ oder was „uns zurückhält“, kleben Sie diese Notizen entsprechend zum Segel oder zum Anker. (Timebox: 10 Minuten)
- Geben Sie jedem Teilnehmenden drei Klebepunkte und lassen Sie „abstimmen“, welche Themen die größte Priorität in der Gruppe besitzen. (Timebox: 2 Minuten)
- Übertragen Sie die Themen nach Priorität auf ein „Personal Kanban Board“ – ein einfaches Flipchart mit drei Spalten (To Do / In Progress / Done). Je nach Zeit sind dies die drei bis vier wichtigsten Themen.
- Hier steigen Sie ins „Lean Coffee“ ein. Beginnen Sie beim wichtigsten Thema und geben Sie jedem Thema eine Timebox von sieben Minuten, um in der Gruppe erörtert zu werden. Erkenntnisse aus dieser Diskussion werden auf Post-Its für alle sichtbar visualisiert. Sollten sich daraus Aufgaben ableiten, werden diese auf einer To-do-Liste (wer macht was mit wem bis wann) festgehalten. Braucht es für das Thema mehr Zeit, wird dies in einem anderen Meeting mit den richtigen Personen eigenständig bearbeitet.
- Noch eine Anmerkung zum Begriff Timeboxing: Jeder Schritt erhält einen klar definierten Zeitrahmen, etwa eine Timebox von sieben Minuten. Wenn der Wecker klingelt, geht es zum nächsten Programmpunkt. Hier ist Konsequenz gefragt – wobei Sie Ihre TeilnehmerInnen natürlich ausreden lassen dürfen. Ein wertschätzender Abschluss wie die Kettenfrage „Wofür möchte ich meinem Nachbar / meiner Nachbarin danken?“ rundet das Meeting ab. Auf den ersten Blick ist „Timeboxing“ vielleicht etwas gewöhnungsbedürftig. Sie werden aber sehen, wie schnell alle lernen, kurz und am Punkt zu bleiben – und dann macht es Spaß.
