Seit vielen Jahren schon treffen sich die „Marktleute“ von Iventa 2 Mal jährlich für 1,5 Tage, um sich gegenseitig upzudaten, Bedürfnisse auszutauschen und die Veränderungen am Markt zu diskutieren. Auf Grund der Corona-Pandemie mussten wir unser Frühlings-Meeting jedoch absagen, und auch unser Herbst-Meeting stand an der Kippe. Kurzerhand passten wir uns an die Situation an und kreierten aus dem üblichen 1,5-Tage Meeting einen abwechslungsreichen Workshop-Vormittag, an dem alle Iventa-MitarbeiterInnen online teilnehmen konnten! Wichtig war dabei vor allem, das digitale Setting neu zu denken, und es nicht 1:1 anhand der letzten Marktmeetings in die virtuelle Welt zu kopieren. Wie wir das kurzfristig auf die Beine gestellt haben, und wie Ihnen das auch gelingt, lesen Sie hier.
„Ich war das erste Mal dabei und bin positiv überrascht, wie gut alles funktioniert hat. Es war schön, sich im so großen Rahmen miteinander auszutauschen, aber auch in kleineren Gruppen in tiefere Diskussionen zu gehen. So erfuhr ich Einiges über die spannenden internen, aber auch abteilungsübergreifenden Projekte der Iventa. Alles in allem ein sehr motivierendes Meeting!“ – Philipp Baldean, IT-Support Iventa
Ein Online-Workshop braucht gute Vorbereitung
Wenn Sie auch ein komplexeres Online-Meeting mit Breakout-Sessions, externen Keynote-Speaker, Live-Interview, Reflexions-Übungen und/oder einem gemeinsamen Lunch als Abschluss planen, haben wir hier ein paar Tipps für Sie:
-) Auswahl einer Plattform
Wählen Sie ein Videokonferenzsystem, welches Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt Wie viele Personen wollen Sie gleichzeitig angezeigt sehen? Benötigen Sie extra Räume neben der Haupt-Session, um in kleineren Teams zu arbeiten? Welche Plattform schneidet von der Preis-Leistung her am besten ab?
-) Technische Vorbereitung
Stellen Sie unbedingt sicher, dass wirklich JEDE teilnehmende Person vorbereitet ist, um zeitgerecht in das Meeting starten zu können! Planen Sie vor dem Start am besten eine „Log-In-Phase“ ein, damit Sie einen Zeitpuffer für den technischen Support haben, falls doch noch notwendig.
-) Organisation und Zeitmanagement
Online ist Zeitmanagement Key, genauso wie alle darüber Bescheid wissen müssen, was sie tun sollen. Gehen Sie am besten zu Beginn des Meetings den zeitlichen Ablauf gemeinsam durch, um wirklich alle abzuholen. Außerdem empfehlen wir den Gebrauch einer Stoppuhr, damit Sie auch nicht in Verzug geraten.
-) Definition von Schlüsselrollen
Wer ist technischer Support, wer übernimmt die Rolle als Host, wer fungiert als Co-Hosts? Sind die Rollen und damit verbundenen Verantwortlichkeiten vorab klar verteilt, spart dies wertvolle Zeit und die TeilnehmerInnen wissen sofort, an wen sie sich wenden können.
-) Probedurchlauf
Planen Sie einen Probedurchlauf mit 4–5 TeilnehmerInnen, damit der Host eine gewisse Routine und einen Einblick in alle Funktionen bekommt.
-) Meeting Etikette etablieren
Legen Sie in Ihrem Meeting darauf wert, dass man sich stumm schaltet, wenn man nicht spricht, oder dass die Videoübertragung bei allen eingeschaltet ist? Dann wäre es ratsam, diese Meeting-Etikette vor dem Meeting an alle zu kommunizieren.
-) Nachbereitung
Wie auch in Offline-Meetings ist es wichtig, nachher alle Erkenntnisse und Präsentationen noch einmal gesammelt auszuschicken, und eventuell sogar Feedback einzuholen:
„Das Marktmeeting 2020 – erstmalig für alle MitarbeiterInnen – war extrem informativ, mit sehr interessanten Berichten aus den einzelnen Teams. Es war toll organisiert, technisch sehr gut aufgestellt und ich hoffe, dass es in dieser Form einmal pro Jahr wieder für alle Iventas stattfindet.“ – Claudia Widhalm, Manager Anzeigenverrechnung Media & Tec
Online-Workshops neu denken
Da der gemeinsame Austausch und die gemeinsamen Events in diesem Jahr leider zu kurz kamen, war es uns ein besonderes Anliegen, dass alle MitarbeiterInnen dabei sind und wir gemeinsam den Blick auf das Positive richten. Nach dem Motto „Gemeinsam nach vorne blicken“ gestalteten wir das Meeting gemeinsam, um die folgenden Ziele zu erreichen:
Dies passierte möglichst zeiteffizient und fokussiert, um allen den Raum für die Interaktion mit neuen Personen zu geben. Mit gezielten Impulsen, kurzweiligen Diskussionsrunden und unterschiedlichen Settings haben wir ein erstklassiges Online-Marktmeeting mit 80+ Personen abgehalten, dem es weder an Abwechslung und Austausch noch an Unterhaltung fehlte!
Innerhalb kürzester Zeit waren alle MitarbeiterInnen auf einer Ebene – von der Assistenz bis zur Geschäftsführung. Dank der professionellen Begleitung war jedes einzelne Element des Marktmeetings auf unsere gesetzten Ziele ausgerichtet und trug zum großen Ganzen bei: Gemeinsam den Blick auf das Positive zu richten! – Martin Mayer, Managing Partner der Iventa
Sind auch Sie im Prozess, ein Offline-Event in die Online-Welt zu übertragen? Für einige unserer KundInnen haben Deniz Seebacher, Expertin für Digital Work, und das Team von Iventa EntwicklungHoch3 bereits erfolgreich Weiterbildungen, Seminare und Workshops im Online-Setting abgehalten. Gerne unterstützen wir auch Sie dabei, oder übernehmen die komplette Durchführung für Sie!
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