Was gehört zum Onboarding?
Onboarding beschreibt den Prozess, der die Phase von der Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin bis zur erfolgreichen Integration im Unternehmen beschreibt. Unternehmen mit gelungenem Onboarding-Prozess haben im Vergleich zu Unternehmen ohne strukturiertes Onboarding eine um 50 % höhere Mitarbeiter*innenbindung und eine um 54 % höhere Produktivität pro Neuzugang.
Wie im Vertrieb oder beim Einstellungsgespräch zählt auch hier der erste Eindruck. Auch der, den das Unternehmen gegenüber den Bewerber*innen macht – und, um die besten Talente anzusprechen, wahrscheinlich auch versprochen hat.
Im Wesentlichen besteht Onboarding aus fünf Schritten zu einer erfolgreichen Integration.
1) Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag
Nutzen Sie die Zeit, um Ihre internen Hausaufgaben zu erledigen. Neben der technischen Einrichtung des Arbeitsplatzes ist es wesentlich, die zukünftige Führungskraft genau über die Potenziale und die Entwicklungsfelder zu informieren und sich darüber auszutauschen. Bei Team Leads, die dies zum ersten Mal machen, ist es sinnvoll, sie über ihre Rolle und Aufgabe eingehend aufzuklären.
Transparenz, Information und Kommunikation sind relevante Eckpfeiler für eine gute Zusammenarbeit – also holen Sie vorab auch alle bestehenden Mitarbeiter*innen ins Boot und informieren Sie diese darüber, welche neuen Kolleg*innen ins Team kommen.
Eine Art von Einarbeitungsplan kann dabei helfen, den neuen Mitarbeiter*innen wesentliche Informationen über das Unternehmen und dessen Strukturen zur Verfügung zu stellen. Daher kann dieser – um mehr Sicherheit und Orientierung in den nächsten Wochen zu gewährleisten – auch schon vor dem 1. Arbeitstag übermittelt werden. Welche Infos Ihr Einarbeitungsplan enthalten sollte, können Sie anhand dieser Checkliste überprüfen.
2) Am ersten Arbeitstag
Durch die Begrüßung mit einem kleinen Blumenstrauß, einer Willkommenskarte oder gar einem Onboarding-Paket machen Sie schon einmal einen sehr positiven Eindruck.
Nehmen Sie sich als Führungskraft allerdings auf jeden Fall auch die Zeit, Ihr neues Team-Mitglied am ersten Tag persönlich willkommen zu heißen und ihm in einem Rundgang durch die Firma die wichtigsten Bereiche und Kolleg*innen vorzustellen. Am Ende des Tages empfiehlt es sich außerdem, in einem persönlichen Gespräch noch einmal gegenseitige Erwartungen abzugleichen, den ersten Tag Revue passieren zu lassen und die nächsten Schritte gemeinsam abzuklären.
Befinden Sie sich aktuell vermehrt im Home Office? Halb so wild, Onboarding funktioniert trotz Home Office und teilweiser Anwesenheit im Büro durch regelmäßige virtuelle Meetings und Chats sehr gut. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag von Iventa IT-Recruiting „Digitales Onboarding leicht gemacht“.
3) Gezielte Begleitung durch die Anfangszeit
Neben klaren und vielleicht sogar niedergeschriebenen „Hausregeln“ gibt es eine Vielzahl an unternehmensbedingten Werten und Normen. Ein erfahrener Buddy oder ein*e Mentor*in kann dabei helfen, den neuen Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin mit der gelebten Kultur ebenso wie mit Strategien und Ausrichtung, wichtigen Personen, Informationsquellen oder Kommunikationswegen vertraut zu machen. Außerdem ebnen Sie so den Weg für ein gutes Ankommen im Kreis der Kolleg*innen.
So machen wir es bei Iventa: Einmal im Quartal finden bei uns die offiziellen „Welcome Days“ statt, zu denen alle neuen Mitarbeiter*innen eingeladen werden. In diesen Tagen werden alle Geschäftsbereiche sowie die wichtigsten Ansprechpartner*innen kurz und knackig vorgestellt, die ersten Fragen geklärt und grundlegende Dinge wie die Unternehmensgeschichte und alltägliche Arbeitsabläufe vermittelt. Ziel dabei ist es dabei nicht nur, das „Big Picture“ von Iventa bestmöglich zu zeichnen, sondern auch unseren Neuankömmlingen gleich zu Beginn die Chance auf eine bessere Vernetzung bieten zu können.
4) Das erste Monat
Nach den ersten Tagen ist das Onboarding noch nicht abgeschlossen. Gerade im ersten Monat kommt es darauf an, den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin Schritt für Schritt anhand eines Planes in den neuen Arbeitsbereich einzuführen, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen und ihm*ihr damit eine wesentliche Orientierung zu geben. Zu klären gilt es dabei auch: Wie zufrieden sind beide Seiten? Was kann der Betrieb tun, um die Neuzugänge noch intensiver zu unterstützen?
So machen wir es bei Iventa: Wir haben im Onboarding-Prozess nicht nur fixe Feedbackgespräche mit den Führungskräften geplant, sondern auch mit den Buddies und unserer HR-Abteilung. Denn es geht nicht nur darum, unseren neuen Teammitgliedern Feedback zu geben, sondern auch darum, unseren Onboarding-Prozess laufend zu optimieren. Diese Gespräche finden auch gerne im Zuge von Teambuilding-Events oder gemeinsamen Mittagessen statt.
5) Die ersten drei Monate
Einen sinnvollen Beitrag zu einem großen Ganzen (Unternehmenserfolg) zu erbringen, ist einer der wichtigsten Motivationsfaktoren für Mitarbeiter*innen. Das Kennenlernen anderer Bereiche (Job-Rotation), die Erklärung der Zusammenhänge im Unternehmen, das Einbinden in (bereichsübergreifende) Projekte und z. B. die Mitnahme zu Terminen bei Kund*innen spielen hier eine wesentliche Rolle.
So machen wir es bei Iventa: In individuellen Shadowing-Terminen werden neue Teammitglieder dazu eingeladen, für eine kurze Zeit „Mäuschen“ innerhalb der verschiedenen Abteilungen zu spielen, für einen besseren Einblick in die unterschiedlichen Themen und Arbeitsalltage. Diese Termine werden von den Teamleadern oder den Buddies bereits innerhalb der ersten drei Monate vereinbart. Außerdem führen wir allen neuen Mitarbeiter*innen vor dem Ende der Probezeit eine Potenzialanalyse mit PERLS® durch, um eventuell verborgene Fähigkeiten, Potenziale und Entwicklungsfelder für die Zukunft aufzudecken.
Warum Onboarding?
Wenn etwa die neuen Mitarbeiter*innen nach einem Jahr wieder gehen und sagen, dass das Unternehmen die vorher geweckten Erwartungen nicht erfüllen konnte, ist das ein eindeutiges Zeichen, das zeigt, dass Sie es besser machen können. Gutes Onboarding schafft hier Abhilfe mit einer Wohlfühlatmosphäre, um die Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit zu harmonisieren.
Die Investition in interne Onboarding-Prozesse lohnt sich – denn je schneller das neue Teammitglied voll einsatzfähig, produktiv und motiviert ist, und je besser die Mitarbeiter*innenbindung von Anfang an ist, desto mehr profitiert das gesamte Unternehmen davon. Wie lange und umfangreich Ihr Onboarding wirklich ausfällt, richtet sich nach der Komplexität der Position und den damit verbundenen Aufgaben. Für weitere Informationen nehmen sie mit uns Kontakt auf!
„Wie wir es bei Iventa machen“ klingt für Sie spannend? Wir hoffen, noch viele weitere neue Kolleg*innen bei uns begrüßen zu dürfen! Einen Überblick zu allen offenen Jobangeboten bekommen Sie hier.
